L'e-mail, condamné à évoluer ou à disparaître

L'e-mail, condamné à évoluer ou à disparaître
Surenchère d'information, spam, problématique d'archivage... le courrier électronique souffre aujourd'hui de son succès. Et si on regardait du côté des alternatives ? (10/06/2005)

L'e-mail, une espèce menacée
La messagerie électronique, massivement adoptée par les entreprises depuis environ 10 ans, souffre aujourd'hui de son succès. Les boîtes mails sont de plus en plus envahies par les newsletters, et par les messages issus de listes de diffusion publiques ou internes à l'entreprise.

On observe par ailleurs souvent un excès de zèle dans la volonté d'informer : soucieux de communiquer au mieux avec leur équipe, certains employés les inondent de comptes-rendus, documents et autres informations. Le coût réduit d'envoi d'un email constitue ainsi sa force mais aussi sa faiblesse. Il provoque un supplément d'information à traiter.

Un autre problème lié au précédent commence à préoccuper les entreprises : celui de la sauvegarde. Dans la masse d'information qui circule par email, certains messages importants doivent être archivés. Par conséquent, les entreprises ont la volonté de sauvegarder les messageries de leurs collaborateurs et se voient confrontées à la difficulté d'archiver d'énormes volumes d'informations.

A la surenchère d'information est venu s'ajouter un nouveau fléau : le spam ou "pourriel". Ce phénomène, totalement absurde, illustre bien le revers de la quasi-gratuité de l'email : on peut recevoir 20 fois par jour le même message publicitaire, ce qui parait peu adroit sur le plan marketing.

Au delà de son absurdité, le problème du spam est très grave. Ces emails peuvent relayer des attaques virales ou du phishing (méthode consistant, entre autres, à attirer l'internaute vers une réplique de son site bancaire afin de lui subtiliser ses identifiants et mot de passe).

Le spam constitue aussi une menace de saturation pour les serveurs d'entreprise avec les surcoûts qui en découlent. Le spam pose aussi de graves problèmes légaux : son filtrage automatique peut détruire par mégarde des messages importants de clients ou partenaires.

Enfin, son filtrage manuel fait perdre un temps précieux. Les solutions actuelles pour lutter contre le spam sont peu satisfaisantes et ce phénomène va probablement durer.

Les statistiques montrent qu'on passe quotidiennement jusqu'à 3h à trier ses emails. Certaines entreprises comme Phones4U sont donc tout simplement revenues 10 ans en arrière et ont banni l'email pour leurs échanges internes.

La surinformation et le spam constituent aujourd'hui des menaces réelles à l'encontre de l'email. Il apparait donc nécessaire que son usage évolue.

Les alternatives à l'e-mail
On peut classer les usages actuels de l'e-mail selon les catégories suivantes :
- La newsletter / liste de diffusion
- L'e-mail d'échange informel ou de notification (ex : question liée à un oubli passager, notification de démarrage de réunion)
- L'email d'échange de document (ex : transmission de fichier bureautique)
- L'email à caractère légal (ex : validation d'un document par un client, acceptation d'un avenant)

Il existe des alternatives à certains de ces usages.

Ainsi, les Newsletters commencent à être supplantées par les flux RSS (Really Simple Syndication) issus des publications en lignes ou de blogs. RSS permet d'accéder à des informations d'actualité dépourvues de présentation sous la forme de flux XML.

Ces flux sont lus par des lecteurs/agrégateurs spécifiques. Il est ainsi possible de décorréler ce type d'information de la messagerie et ne pas les archiver avec les messages importants pour l'entreprise.

La messagerie instantanée est, quant à elle, plus adaptée aux échanges informels et notifications. Elle permet plus de réactivité. Grâce à la connaissance du contexte de connexion, elle évite de transmettre une demande nécessitant une réponse immédiate à un collègue absent.

Elle peut bénéficier d'une sauvegarde, comme c'est le cas dans les salles de marché (et obligatoire pour les organismes financiers aux USA), mais une sauvegarde avec des règles et des modalités différentes de celles de l'email.

L'échange de documents par email est un facteur sérieux de saturation des espaces d'archivage. En effet, le travail collaboratif sur de gros documents peut provoquer des échanges importants de données qui persisteront dans les boîtes de réception et boite d'envoi des clients de messageries. L'archivage de ces boîtes sera très gourmand en espace de sauvegarde.

Il est souvent plus pertinent d'utiliser des espaces collaboratifs mutualisés pour échanger ces documents : ils apportent une gestion plus rationnelle des versions de fichiers.

L'évolution des offres de groupware
Les grands éditeurs de solutions de groupware que sont Microsoft avec Exchange et IBM avec Lotus on prit conscience de ces nouveaux enjeux. Ainsi, ils font évoluer leurs offres vers des solutions collaboratives intégrées.

IBM propose avec Lotus WorkPlace une offre comprenant, en plus des traditionnels messageries et calendriers partagés, des outils de messagerie instantanés, de partage d'application, d'espaces collaboratifs.


Microsoft a de son côté racheté la solution collaborative de Groove Networks, société fondée par Ray Ozzie, ancien fondateur de Lotus. Cette solution sera intégrée dans Office 12.

Une nouvelle bataille va s'engager. Ses enjeux sont les suivants :
- Collaborer en ayant connaissance du contexte, de la présence et de la localisation de ses interlocuteurs
- Fonctionner en mode connecté ou déconnecté (pour les nomades)
- Unifier tous les types de communications : messagerie, messagerie instantanée, forums de discussion, visioconférence, téléphonie sur IP, partage d'applications, Peer to Peer
- Proposer des espaces de stockage partagés liés à des projets

Il s'agit de créer un espace collaboratif pervasif, c'est-à-dire omniprésent, multi-canal et accessible en contexte de mobilité.


Un protocole émergent intitulé SIP (Session Initiation Protocol) doit permettre cette collaboration pervasive : c'est un standard qui devrait monter en puissance rapidement.

L'avenir de l'e-mail
Pour mettre fin à la saturation des messageries et lever la menace qui plane sur l'usage de l'email, il est souhaitable de cesser de l'utiliser pour les usages de notification, diffusion d'information et de documents. Des outils plus adaptés émergent en effet pour couvrir ces besoins.

L'usage de l'email devrait à l'avenir être cantonné à la transmission de documents importants, à caractère légal. Dans ce contexte, il serait extrêmement pertinent de tirer parti de ses possibilités de signature électronique, aujourd'hui totalement sous-exploitées.

En effet, l'email pourrait ainsi remplacer complètement le courrier papier dans ses aspects traçabilité et contractuels.

Reste à voir si ce changement d'usage sera accepté et intégré par les collaborateurs d'entreprises.

Guillaume Plouin

Il est souvent plus pertinent d'utiliser des espaces collaboratifs mutualisés pour échanger ces documents : ils apportent une gestion plus rationnelle des versions de fichiers.

Des outils plus adaptés émergent en effet pour couvrir les besoins d'usages de notification, diffusion d'information et de documents. Des outils plus adaptés émergent en effet pour couvrir ces besoins.

On peut classer les usages actuels de l'e-mail selon les catégories suivantes :

qu'est-ce qu'un espace collaboratif mutualisé?